Meeting yang efektif

Dalam pekerjaan, kita tidak terlepas dari meeting / rapat. Baik itu meeting rutin ataupun meeting yang bersifat dadakan. Biasanya meeting bertujuan untuk bertukar ide dan gagasan tentang suatu masalah dan berusaha untuk mencari solusi dari masalah tersebut Namun seberapa efektif kah meeting yang kita lakukan, apakah inti dari permasalahan sudah dibahas dengan efektif dalam meeting ataukah dalam meeting kita membahas hal-hal diluar pokok bahasan sehingga meeting terkesan bertele-tele dan mebuang-buang waktu.
Beberapa waktu lalu saya membaca sebuah artikel mengenai meeting yang efektif. Dalam artikel tersebut dibahas mengenai peraturan-peraturan yang diterapkan oleh Scott Kveton, CEO Urban Airship dalam menjalankan sebuah neeting.
Peraturan yang diterapkan sangatlah logis dan layak untuk diterpakan dalam setiap meeting yang akan kita lakukan.

1. Apakah kita benar-benar membutuhkan meeting/pertemuan?
2. jadwalkan waktu meeting dimulai, bukan kapan meeting diakhiri. Meeting selesai saat meeting itu selesai bahkan apabila meeting hanya berlangsung  5 menit.
3. Tepat waktu.
4. no multi-tasking. Dilarang menggunakan peralatan lain kecuali diperlukan dalam meeting
5. Jika kamu tidak mendapatkan sesuatu dari meeting, tinggalkan meeting segera
6. Meeting bukan tempat untuk bertukar informasi. Pertukaran informasi seharusnya dilakukan sebelum diadakan meeting melalui e-mail dan atau agenda.
7. hanya undang orang-orang yang perlu ikut meeting.
8. setuju dan menjalankan action list hasil dari meeting apabila ada.
9. Jangan ragu-ragu untuk meminta orang keluar dari meeting apabila tidak sesuai dengan kedelapan peraturan di atas.

Meeting rules

Sumber: 9-unusual-rules-for-meetings